Конгресс – важное мероприятие в различных сферах науки и производства. Основная цель мероприятия – это собрать максимальное количество единомышленников и специалистов в конкретной отрасли. Иногда конг...

Организация конгрессов и других деловых мероприятий – важные особенности и ключевые моменты деятельности

Конгресс – важное мероприятие в различных сферах науки и производства. Основная цель мероприятия – это собрать максимальное количество единомышленников и специалистов в конкретной отрасли. Иногда конгрессы организовывает одна компания, которая хочет превратить небольшую презентацию в сенсационное событие широкого масштаба, иногда организация конгрессов проходит с участием нескольких фирм или предприятий, которые хотят предложить целевой аудитории свои совместные разработки или новые технологии определенных процессов.

Конгресс своего рода становится симбиозом выставки, теоретических и практических занятий. В зависимости от важности мероприятия его могут посетить не только участники регионального масштаба, но и представители мировой элиты в определенной отрасли.

Правильный подход к организации – залог успешного мероприятия

Перед тем как начинать подготовку к конкретному мероприятию, следует учесть массу факторов и нюансов, от которых будет зависеть успех конгресса. На стадии теоретической подготовки к будущему событию, следует придерживаться нескольких условных этапов:

• тема события и разработка его концепта. Наиболее важный этап, от которого отталкиваются все остальные фазы организации мероприятия. В первую очередь необходимо ответить на вопрос – какова тема нашего конгресса, насколько она уникальная и неординарная. Ведь вкладывать довольно серьезные суммы денег в организацию никому не нужного проекта – дело не только невыгодное, но и в случае провала очень сильно влияет на репутацию компании;
• ключевая аудитория. Важный критерий в организации мероприятия. В зависимости от темы нашего конгресса и рассматриваемых на нем вопросов, необходимо четко представлять, кого в первую очередь заинтересует событие. А дальше – все по принципу снежного кома – при правильном акценте на конкретную целевую аудиторию есть высокая вероятность привлечь именитых участников, которые не только сами будут заинтересованы, но и станут своеобразной рекламой конгресса. Например, организация конгрессов для небольших частных производителей мягкой мебели в определенном городе и международная выставка-продажа мебели, новейшего оборудования и сопутствующих товаров – принципиально разные мероприятия, хоть и обладают общей идеей;
• финансирование и общая организация. Вопрос бюджета очень остро стоит при проведении любого мероприятия, и чем выше статус события, тем больше финансовых затрат. Кроме аренды необходимых площадей, деньги потребуются на широкую рекламную кампанию события, разработку фирменного логотипа, входных билетов и прочей печатной продукции. Существует еще масса других статей расходов, которые необходимо учесть при планировании программы события таким образом, чтобы мероприятие получилось эффектным и интересным для всех приглашенных участников. Если конгресс имеет массовый формат, есть большие шансы заручиться спонсорской поддержкой крупных профильных организаций, которые будут заинтересованы в участии на льготных условиях в обмен на свою поддержку;
• ключевые фигуры конгресса. Этот момент также является важным, ведь без интересных и известных докладчиков вероятность успешного проведения мероприятия даже при наличии идеальной организации очень небольшая. Правильно сформированный оргкомитет с привлечением известных профессионалов в конкретной сфере будет работать в качестве дополнительной рекламы, стимулируя к участию в мероприятии других организаций.

Кроме указанных критериев существует огромное количество дополнительных нюансов, которые необходимо учесть – аренда площади, общий комфорт и безопасность участников, время и место проведения, наличие соответствующего оборудования, подготовка конкретной программы и общая рекламная кампания мероприятия. При максимальном соблюдении всех критериев, вероятность успешного проведения конгресса повышается в несколько раз.

ЦВК «Экспоцентр» – один из немногих комплексов в России, который позволяет решать множество задач по проведению и организации различных мероприятий. Большие павильоны, просторные лекционные залы, наличие необходимого оборудования и комфортные условия для всех участников – вот лишь некоторые характеристики, которые позволят существенно облегчить процесс организации мероприятий любого масштаба.