Чем занимаются архивы?

Представления многих людей об архивах ограничиваются знанием, что это — большая коллекция бумаг и документов, собранная в одном месте. Часто возникают ассоциации с древними манускриптами, книгами, с которых нужно сдувать пыль, прежде чем открыть, и даже с невероятными сокровищами. В общем, представления, мягко говоря, очень устаревшие.

Современные архивы — это ультра-современные пространства, технологически совершенные и наполненные различным оборудованием, предназначенным для того, чтобы документы на бумажных носителях хранились как можно дольше.

Оснащение архивохранилищ

Человек, которому посчастливилось оказаться в архивохранилище, в первую очередь обращает внимание не удивительную техническую оснащенность таких пространств. В них есть:

• полный комплекс противопожарной защиты — от чувствительных датчиков до современных средств пожаротушения, подходящих именно для бумаг;
• охранная сигнализация и современная система защиты от несанкционированных проникновений;
• климат-контроль, который поддерживает нужный уровень температуры и влажности воздуха, световой режим и другие подобные параметры;
• стеллажи, которые могут двигаться в разных направлениях и идеально подходят для размещения папок и коробов.

Но перейдем у более важному вопросу, чем же занимаются архивы, помимо непосредственного хранения.

Создание архива

Разумеется, первый этап — это создание самого архива. То есть отбор и обработку документов, подлежащих хранению. Необходимость создавать архив возникает практически у каждой компании, поэтому услуги профессиональных архивистов требуются нередко.

Передача документов в государственные фонды

Бывают ситуации, когда организациям приходится взаимодействовать с государственными архивами. Чаще всего это происходит в том случае, если компания закрывается и ряд бумаг нужно передавать на длительное хранение.

В процессе самостоятельной подготовки могут возникнуть серьезные трудности, связанные с тем, что люди, не работающие с подобными органами профессионально, просто не знают всех требований и не понимают специфику работы. Тогда и требуется помощь профессионалов. Подробнее о сути работы вы можете узнать на данной странице http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy.

Уничтожение бумаг

Удивительно, но те же компании, которые отвечают за длительное, едва ли не вечное хранение документов, занимаются и их уничтожением. Дело в том, что в процессе подготовки архива почти всегда выясняется, что часть бумаг уже безнадежно устарела, часть — вообще не должна была храниться, в общем, образуется большое количество макулатуры.

Сдать ее в обычную переработку — не всегда правильное решение, так как даже устаревшие бумаги могут содержать ценные сведения. Поэтому лучше всего довериться профессиональному, конфиденциальному уничтожению.