Рано или поздно каждая организация сталкивается с тем, что документов становится слишком много – отчёты, справки, счета, выписки, договоры и тысячи других бумаг пылятся в кабинетах и архивах. Помимо того, что документы занимают много места, часто возникают трудности с поиском той или иной бумаги. Рабочие процессы приостанавливаются, сотрудники тратят много рабочего времени.
В этом случае на помощь придут СЭД. Системы Электронного Документооборота активно внедряются на предприятия разных уровней и разных отраслей, значительно упрощают работу и оптимизируют многие процессы. Далее подробно рассмотрим преимущества этих систем и узнаем, какие они функции выполняют.
Благодаря внедрению электронного документооборота, руководители организаций решают целый комплекс задач. Во-первых, благодаря СЭД сокращается объём площадей, которые предназначены для оперативного и долгосрочного хранения документов. Рабочие места становятся более опрятными и организованными, со столов пропадают толстые стопки бумаг. Также системы решают следующие задачи:
Российские и зарубежные разработчики предлагают СЭД для решения разных задач. Самые функциональные, надёжные и простые в управлении системы перечислим ниже:
Специалисты рекомендуют выбирать систему, где можно создавать документы по заготовленному шаблону, назначать ответственного, делегировать полномочия и рассылать уведомления сотрудникам. Также приветствуются опции, в которых можно работать со словарями и справочниками.
Большинство систем устанавливаются на сервер и настраиваются пользователи самостоятельно, без помощи программистов – это экономит время. Все эти опции сделают использование СЭД ещё более эффективным.
