Польза систем электронного документооборота

Рано или поздно каждая организация сталкивается с тем, что документов становится слишком много – отчёты, справки, счета, выписки, договоры и тысячи других бумаг пылятся в кабинетах и архивах. Помимо того, что документы занимают много места, часто возникают трудности с поиском той или иной бумаги. Рабочие процессы приостанавливаются, сотрудники тратят много рабочего времени.

В этом случае на помощь придут СЭД. Системы Электронного Документооборота активно внедряются на предприятия разных уровней и разных отраслей, значительно упрощают работу и оптимизируют многие процессы. Далее подробно рассмотрим преимущества этих систем и узнаем, какие они функции выполняют.

Преимущества СЭД

Благодаря внедрению электронного документооборота, руководители организаций решают целый комплекс задач. Во-первых, благодаря СЭД сокращается объём площадей, которые предназначены для оперативного и долгосрочного хранения документов. Рабочие места становятся более опрятными и организованными, со столов пропадают толстые стопки бумаг. Также системы решают следующие задачи:

  1. Упрощают поиск. Чтобы найти нужный документ, в большинстве случаев нужно просто вбить его номер, дату создания и названия в поисковую базу.
  2. Снижают временные и энергетические ресурсы на копирование и сканирование документов. Особенно, если за раз нужно скопировать 10 и более листов.
  3. Снижают затраты на доставку документов. Это актуально, если требуется регулярно доставлять документы из одного филиала в другой – не нужно привлекать курьера.
  4. Дают возможность быстро изменять и сохранять документы.

Какими СЭД пользуются предприниматели

Российские и зарубежные разработчики предлагают СЭД для решения разных задач. Самые функциональные, надёжные и простые в управлении системы перечислим ниже:

  • Comindware Business Application Platform;
  • Directum;
  • 1С: Документооборот;
  • DocVision;
  • ELMA;
  • СЭД «ДЕЛО».

Специалисты рекомендуют выбирать систему, где можно создавать документы по заготовленному шаблону, назначать ответственного, делегировать полномочия и рассылать уведомления сотрудникам. Также приветствуются опции, в которых можно работать со словарями и справочниками.

Большинство систем устанавливаются на сервер и настраиваются пользователи самостоятельно, без помощи программистов – это экономит время. Все эти опции сделают использование СЭД ещё более эффективным.

 

 

Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам о ней.
Поделиться:

просмотров: 561
Версия для печати
Всегда свежие новости
Будьте вкурсе новостей, получайте свежие новости на электронную почту


Новости по теме ""

Вы можете отправить свои новости нашему редактору. Самые интересные будут опубликованы на портале.